Software a medida VS Software Estándar

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En el siguiente artículo vamos a explicar el dilema de si escoger un Software a medida o bien un Software Estándar. 

A lo largo de la vida siempre nos encontraremos con este dilema en un proyecto tecnológico, escoger SW a medida o SW Estándar. Es una decisión sumámente importante como para debatirlo y reflexionar. 

¿Qué es un software a medida? 

El Software se adapta en un todo a la organización, hasta en las particularidades más especiales o únicas que están presentes. En este caso, el software es una fiel automatización de los sistemas de información y operaciones de la empresa, aunque suele suceder que estas particularidades normalmente suelen ser variaciones sobre los estándares que no agregan ningún tipo de valor respecto al estándar. 

¿Qué es un software estándar? 

En esta alternativa debemos de diferencias primero de todo 2 tipos de SW estándar: rígidos y parametrizables. 

En el SW estándar rígido la organización debe de adaptarse totalmente al estándar. Een el SW estándar parametrizable la organización puede configurar el producto para ser un poco más a su medida, aunque esto depende principalmente del nivel de parametrización que permita el software. 

En ambos casos este tipo de tecnología automatiza sistemas de información y circuitos administrativos estándares ya definidos por el fabricante. 

Una vez definidalas dos opciones, vamos a profundizar un poco en el tema. Si bien existe una gran cantidad de variantes entre estos dos extremos, la realidad es que no hay una regla que nos permita identificar la mejor opción para todas las organizaciones. Lo que sí, existen una serie de criterios a seguir, que aplicados a cualquier organización, permiten maximizar la probabilidad de éxito en esta crucial decisión. 

Si tenemos en cuenta que el único software que recién desarrollado no falla es el que aún no se ha escrito, deberemos estimar que además de contar con el tiempo necesario para estabilizar el software, tendremos que cargar con los costes de cada error o fallo de esta etapa inicial, como el tiempo invertido en negociaciones intentando redimir si el fallo está incluído o no en el contrato, era lo que había definido inicialmente o es algo añadido. 

Lo realmente importante es saber y detectar correctamente las necesidades en las organizaciones, porque no todas las necesidades en clientes cuentan con un software probado y hasta las más estandarizadas exigen peculiaridades que descartan la opción de cualquier software estándar rígido. Entonces, si decidimos que la mejor opción es un software estándar ya probado pero el estándar es tan rígido que no nos permite adaptarlo, la solución pasará por un punto intermedio entre un software estándar rígido y un software hecho a medida, un software estándar parametrizable. 

Este tipo de software cuenta con lo mejor de los dos mundos anteriores: un núcleo común ya probado con las experiencias de otros clientes (ejemplo: contabilidad) y la flexibilidad de adaptarse a las peculiaridades de cada organización. 

Visto esto, ¿qué recomendaciones podemos hacer? Pues las siguientes: 

• Siempre que se pueda, optar por un estándar parametrizable
• Comparar el coste de adaptar el software a su organización y el coste de adaptar su organización al software
• Si sus necesidades no pueden ser cubiertas por un estándar parametrizable, ya sea por las peculiaridades de su organización o porque no existe aún tal estándar para su industria, evaluar con una empresa especialista en implantación de software los costes y plazos (tiempo) para desarrollar el 100% del software a medida, teniendo en cuenta que:
  • Cada nueva funcionalidad requiere un análisis previo y un sobrecoste
  • Se debe de disponer de un departamento informático dedicado a mejorar o proponer mejorar el software
  • Se deberá implementar soluciones EDI, XML,… por su cuenta
  • La organización pasará a tener una relación de dependencia muy grande con el creador del software a medida
  • Cada año deberá plantearse costosas actualizaciones para usar nuevas tecnologías o mejorar del propio producto
  • Es un producto muy rígido con lo que se limita la creatividad o escalabilidad de la organización
• No remar contracorriente. Mirar qué hacen las empresas del sector o las tendencias de mercado.

Al final cada maestro tiene su libro de recetas, lo que pretendemos con este artículo es hacer ver que la decisión entre un software estándar y un software a medida, es una decisión muy importante y complicada, hay que tener bien detectadas las necesidades, aconsejarse por buenos expertos, ver demostraciones de los productos, y decidir siempre en función de los parámetros: tiempo, coste y usabilidad. 

Microsoft Office 2010: mejores experiencias en productividad

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En este artículo vamos a explicar cómo la herramienta Microsoft Office, en especial la versión MS Office 2010, puede mejorar la productividad en la empresas.

Como todos ya sabéis Microsoft Office es un conjunto de herramientas desarrolladas por Microsoft para proporcionar soluciones a las necesidades de los usuarios de un entorno productivo, aunque en muchos casos estas herramientas se usen a nivel no profesional.

Las herramientas que componen el paquete de MS Office 2010 son:

• Excel: este programa sirve para le gestión de hojas de cálculo. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Word: este programa sirve para el procesamiento de textos. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Powerpoint: este programa sirve para realizar presentaciones. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Acces: este programa sirve para desarrollar sistemas de gestión de bases de datos. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Outlook: este programa sirve para la gestión de correos electrónicos. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• OneNote: este programa sirve para para facilitar la toma de Notas, la recopilación de información, y la colaboración multi-usuario. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Communicator: este programa sirve para la comunicación entre usuarios mediante un cliente de mensajería instantanea. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Infopath: este programa sirve para desarrollar formularios de entrada de datos en XML. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Sharepoint Workspace: Es un software de escritorio diseñado para la colaboración y la comunicación de los miembros de pequeños grupos. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Publisher: Es un programa de maquetación de páginas web muy básico. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.

Las empresas actuales pretenden optimizar el tiempo de sus trabajadores mediante herramientas como las ofrecidas por Microsoft Office. En concreto se pretende dotar a las empresas de un cambio de modelo de negocio mejorando:

Trabajar juntos, colaborando, nos referimos a trabajar en equipo en tiempo real para hacer las cosas más rapido y eficientemente. Podemos hacer esto con las aplicaciones de Co-autoría como Word o OneNote. Podemos obtener un mayor control sobre el correo electrónico con las vistas de conversaciones de Outlook y el gran potencial de Microsoft Exchange Server. Podemos también compartir de forma instantánea con Broadcast Slide Show en Powerpoint, una herramienta muy útil para hacer presentaciones.

Convierte las ideas en realidad, nos referimos a crear material multimedia profesional. Podemos crear material multimedia profesional editando fotografías y vídeos sin salir de Word o Powerpoint. Podemos crear automáticamente Sparklines en Excel, son gráficos sencillos de líneas que nos indican tendencias en los datos a analizar, dándonos una riqueza añadida a los valores que analizamos, también en Excel tenemos los Slicer, que son tablas dinámicas para analizar datos.

Usa Office en cualquier lugar, nos referimos a usar Office virtualmente en cualquier lugar, mediante Office Web Application. Es una suite de Office que se comparte y se tiene acceso remoto mediante una cuenta de Windows Live (hotmail), con un navegador tenemos acceso. Otra característica importante es Sharepoint Workspace, aplicación para disponer de todos los datos de nuestro escritorio de forma remota y gestionarlos incluso off-line.

Existen varios informes que nos proporcionan unas estadísticas muy interesantes. La empresa Gartner predice que en 2013, más del 25% del contenido que los trabajadores verán en un día serán fotos, video y audio. La empresa Butler Group argumenta que los empleados utilizan hasta un 25% de su jornada laboral en tareas no productivas relacionadas con la colaboración de documentos. Y para finalizar un dato muy importante, la empresa Yankee Group dice que el 39% de los empleados corporativos se consideran así mismos trabajadores móviles, de media están el 47% de su tiempo fuera de su lugar habitual de trabajo.

Con estos datos vemos aún más necesaria la aparición de herramientas que optimicen y mejoren los procesos productivos en las empresas.

Actualmente existen muchos desafíos en la productividad de negocio, principalmente:

• Satisfacer las necesidades de negocio cambiantes: cómo tomar de forma correcta las decisiones, trabajar con empresas y personas físicas, cumplir con las leyes, …
• Gestionar la complejidad y costes de IT: mejorar la integración de los sistema de negocio, proporcionar escalabilidad en el negocio, mejorar en innovación,…

Microsoft proporciona soluciones para los desafíos en la productividad mediante una plataforma unificada:

La plataforma unificada no sólo nos proporcionará recursos para poder ser más productivos y solucionar los problemas, sino tendremos la capacidad de proporcionar servicios on-line, conocidos como Cloud Computing.

Microsoft Office 2010 con la plataforma unificada nos proporciona un valor añadido, mediante aplicaciones que cubren casi todas las necesidades empresariales.

Si las empresas son capaces de integrar todas las interfaces de usuario con las aplicaciones de Office 2010, serán capaces de ser más productivas, trabajar de forma más racional y sencilla.

Cómo escoger un partner tecnológico y no morir en el intento

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En toda empresa de cierto tamaño, pequeño, mediano o grande, existe un momento en el cual se tiene que escoger a un partner tecnológico para hacer frente a un cambio tecnológico, sea cual sea. Este artículo de opinión pretende explicar un poco cómo escoger un partner tecnológico y no morir en el intento.

Llega un buen día cuando el gerente decide que es el momento de hacer un cambio tecnológico. Por cambio tecnológico no queremos decir comprar nuevos ordenadores, para eso no hay problemas, sino que se refiere a cambiar las herramientas de gestión de la empresa para cubrir unas necesidades detectadas. Por ejemplo, un cambio tecnológico sería cambiar de ERP o adquirir un CRM para el departamento comercial o comprar un software de movilidad para el departamento de distribución. En este instante todo responsable de departamento TI debe de tomar el asunto por los cuernos y decidir: ¿busco un partner especializado que lo haga o intento hacerlo yo mismo con los recursos de la empresa? Seamos sinceros, cada uno tenemos nuestras limitaciones, para qué vamos a intentar hacer algo que hacen otros de mejor forma, con más experiencia y profesionalidad. La primera norma es ver qué hacen los demás, hacia donde sopla el viento y nos lleva la corriente, nadar contracorriente puede ser peligroso, innovador pero peligroso.

A continuación se detallan las etapas a realizar si nos encontramos en la situación anterior:

Estas 6 etapas serían las recomendadas para realizar una buena selección de partners tecnológicos. Vamos a continuación a detallar procedimientos a realizar en cada una de las etapas:

Etapa 1: en esta etapa se tienen que detectar las necesidades de la empresa que provocan la búsqueda de un partner tecnológico. En esta etapa se encuentra la fase de análisis de requerimientos. Este análisis lo tenemos que hacer entrevistándonos con los usuarios claves para detectar las necesidades. Cuanto más sepamos más fácil nos será dar una solución adecuada. No podemos dejar el proyecto al completo en manos de “un desconocido”, debemos tener siempre el control.

Etapa 2: en esta etapa, una vez detectadas las necesidades de la empresa, debemos analizar qué tecnologías necesitamos para cubrir estas necesidades. Estas dos etapas se harán de nuevo con los partners escogidos, para acabar de concretar qué se necesita exactamente.

Etapa 3: en esta etapa debemos intentar averiguar qué hace o qué tiene la competencia. Un cambio tecnológico debe de ser no sólo eso, sino también debe de dar un valor añadido a la empresa, incluso hasta el punto de lograr una diferenciación con la competencia. Un ejemplo sería que una empresa X del sector del vino optimizara su venta de productos implantando un sistema de pedidos on-line.

Etapa 4: en esta etapa debemos empezar a buscar los partners tecnológicos. ¿Cómo hacerlo? Normalmente por referencias de otras empresas o personas, o buscando por Internet o en fabricantes. Un ejemplo, si lo que queremos es un nuevo ERP podemos entrar en la web de Microsoft y ver qué partners trabajan con ellos para poder entrevistarnos.

Etapa 5: en esta etapa, la más dura y larga de todas, tenemos que hacer las reuniones que creamos oportunas hasta el punto en qué nosotros tengamos claro qué necesitamos y cómo lo vamos a hacer para cubrir estas necesidades. El partner es un asesor, tenemos que aprovecharnos de su experiencia, de sus conocimientos, para acotar más aún nuestro proyecto de cambio tecnológico. Por ejemplo, en un proyecto en el cual he participado, durante 5 meses entrevistamos a 10 partners tecnológicos y al final decidimos con su conocimiento y nuestras necesidades que teníamos que adquirir un CRM integrado dentro de un ERP, y no un CRM cómo módulo independiente. Estas decisiones a la larga pueden ser cruciales. En esta etapa volveremos a realizar las etapas 1 y 2.

Etapa 6: en esta etapa debemos obtener el número máximo de referencias de los partners, incluso visitando a sus clientes y viendo cómo trabajan y como son sus soluciones. Esta etapa es muy buena para acabar de decidirse. Una imagen vale más que mil palabras.

Estas etapas son una muy buena guía para encarar de forma correcto un cambio tecnológico, y sobretodo para no morir en el intento de escoger el partner tecnológico correcto.

Supongamos que partimos de una lista de 20 partners tecnológico, ¿cómo escoger el adecuado?. Primero debemos dar las mismas oportunidades y conocimientos a todos, este proceso es muy largo y duro, en algún proyecto mío hemos estado hasta 8 meses. De esta primera lista debemos eliminar el 80% de los partners y quedarnos con una terna final de un 20% donde se incluyan no sólo los mejores sino también los que propongan alternativas.

Por ejemplo, si el cambio tecnológico es de ERP, no tiene sentido escoger a 5 partner que trabajen con MS Dynamics NAV, ya que entonces perdemos fuerza de negociación. Lo adecuado sería quedarnos con 3 de NAV, 1 de SAP y 1 de SAGE, por ejemplo. En este instante tenemos un poder de negociación mayor, hay alternativas!

En todo proceso de cambio tecnológico hay muchas subidas y bajadas, muchas dificultades que deberemos superar, hay que tener paciencia, mucha paciencia, y sobretodo absorver la máxima cantidad de información y conocimientos tanto de los usuarios claves (necesidades de la empresa) como de los propios partners tecnológicos. El conocimiento es otro poder de negociación muy grande.

Por ejemplo, si el cambio tecnológico es crear una nueva área de sistemas con servidores virtuales, cabina de almacenamiento y otros elementos de red, el conocimiento de nuestras necesidades actuales y futuras nos ayudará a decidir la tecnología, en este caso los partners quieren vender, nos ofrecen tanto Fiber Channel como iSCSI, haciendo hincapié en Fiber Channel (mucho más costoso, más beneficio para el partner). ¿Qué escogemos nosotros? Lo que más cubra nuestras necesidades, ni más ni menos. No hay que matar moscas a cañonazos, la tecnología evoluciona muy rápido.

Al final del proceso de selección de partner tecnológico nos haremos la siguiente pregunta: ¿hemos escogido al partner adecuado? El tiempo nos dirá la razón, pero probablemente los errores no vendrán del partner sino de la propia empresa, por este motivo ES FUNDAMENTAL realizar las etapas 1 y 2 de forma exhaustiva antes de entrevistarse con los partners. La clave está en detectar las necesidades de la empresa de forma adecuada.