Importación archivo .pst de Outlook a MS Exchange Server 2007

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En el presente artículo se pretende explicar cómo migrar o importar un archivo .pst de un cliente de Outlook a un buzón de correo creado en Microsoft Exchange Server 2007 mediante la shell de administración de MS Exchange Server 2007.

Situación:

Supongamos que en una organización los usuarios usan el cliente Outlook como gestor de correo y éstos usan cuentas POP o IMAP ya que no tienen un servidor Exchange de correo. Cada usuario tiene en su máquina, de forma local, una carpeta llamada Outlook (normalmente ubicada en: Documentos y Configuración / USERNAME/ Configuración Local /Datos de Aplicación/Microsoft/Outlook), donde se guardan los archivos .pst con la información del correo (e-mails, contactos, calendario, tareas, etc.).

¿Qué es un archivo .pst?

Los archivos PST de Outlook contienen los correos electrónicos de una cuenta de usuario específica. Si la recuperación fuera exitosa, estos archivos PST se pueden volver a importar a Microsoft Outlook de forma muy sencilla.

Por defecto, el sistema operativo de Windows coloca la carpeta donde el archivo PST está almacenado, esto es, en Configuración Local, en la ubicación que antes hemos mencionado.

MS Exchange Server 2007 e importación de archivos .pst

Supongamos ahora que la organización ha decidido adquirir un servidor de correo e instalar MS Exchange Server 2007, para poder autogestionar el correo. Partiendo de la base que la instalación y configuración de MS Exchange ha sido un éxito, ¿cómo podemos importar todos los archivos .pst de los usuarios a sus buzones correspondientes creados en MS Exchange Server?

Notas previas:

Para importar datos de un archivo .pst, debe utilizarse la versión de 32 bits de las herramientas de administración de Exchange. No se puede ejecutar la versión de 32 bits de las herramientas de administración de Exchange en un servidor en el que se ejecute Exchange 2007 porque se trata de un equipo de 64 bits. Debe ejecutar el cmdlet Import-Mailbox desde un equipo de 32 bits que tenga instalado lo siguiente:

La versión de 32 bits de las herramientas de administración de Exchange

Service Pack 2 (SP2) de Microsoft Office Outlook 2007 o Outlook 2003

Para importar datos desde un archivo .pst a un buzón, el servidor en el que residan los archivos .pst debe ejecutar Exchange 2007 Service Pack 1 (SP1). Sin embargo, el servidor en el que reside el buzón de destino puede ejecutar la versión RTM de Exchange 2007 o el SP1 de Exchange 2007.

No puede usar el cmdlet Import-Mailbox para importar datos a un buzón ubicado en un servidor que ejecuta Exchange Server 2003 o Exchange 2000 Server. Para importar datos desde un archivo .pst a un buzón en un servidor que ejecuta Exchange 2003 o Exchange 2000, debe usar el Asistente para combinar buzones de Microsoft Exchange (ExMerge.exe).

No puede importar datos a una base de datos de carpetas públicas.

El buzón al que importe los datos debe existir. No puede importar datos a una cuenta de usuario que no tenga buzón.
Para descargar la versión de 32 bits de las herramientas de administración de Exchange 2007, consulte Herramientas de administración de Microsoft Exchange Server 2007 (32 bits) [ http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82335 ] (página en inglés).

Procedimiento

Paso 1: Creación de buzones

Lo primero que debemos hacer es crear para cada usuario su correspondiente buzón de correo en MS Exchange Server.

Paso 2: Verificación permisos buzón

Debemos validar primero que desde la cuenta donde vaya a ejecutar el comando shell de importación de .pst, debe tener delegada la siguiente función:

- Función Administrador de Exchange Server y grupo Administradores local para los servidores de origen y de destino

- Acceso completo al buzón de destino

Para ofrecer función de Administrador de Exchange Server debe de acceder a la Consola de administración de Exchange, clicar en “Configuración de la organización” y validar que el usuario que ejecutará la shell de importación pertenece al grupo de administradores de Exchange. Por ejemplo, si desde el pc de Jorge.Martinez se realizará la importación, partiendo que Jorge.Martinez existe como usuario en el dominio, debemos de ver si existe dentro de “Configuración de la organización > Administradores de Exchange”, si no existe lo creamos dándole al botón de “Agregar administrador de Exchange”. También tendremos que validar si Jorge.Martinez pertenece al grupo de administradores local del servidor de exchange y de la máquina de Jorge.

Para ofrecer acceso total a un buzón, utilice el cmdlet Add-MailboxPermission y especifique FullAccess en el parámetro AccessRights. Por ejemplo, si el usuario Admin01 necesita importar datos desde un archivo .pst al buzón de John, primero debe ejecutar el siguiente comando:

Add-MailboxPermission -Identity john -User Admin01 -AccessRights FullAccess

Paso 3: importación del archivo .pst

Ahora sólo nos queda copiar la carpeta Outlook de los usuarios en un lugar concreto y qué tengamos acceso, ya sea en la máquina local de Jorge.Martinez o bien en el servidor.

Abrimos la Shell de administración de Exchange:

Y ejecutamos la siguiente sentencia:

Import-Mailbox -Identity prueba -PSTFolderPath “E:\Outlook Fran\archive.pst”

Donde “prueba” es el nombre o ID del buzón creado en Exchange para el usuario, y donde “E:\Outlook Fran\archive.pst” es la ubicación donde se encuentra el archivo .pst que queremos importar.

Una vez hecho esto la shell nos indicará si se ha hecho correctamente o no la importación. Los errores habituales suelen ser de tema de permisos, revisar bien esto.

Si no habéis tenido problemas y la importación no ha mostradi ningún mensaje de error, nos indicará qué ha copiado.

De forma predeterminada, el cmdlet Import-Mailbox importa todas las carpetas vacías, las carpetas especiales y las subcarpetas a la ubicación de destino. Para especificar las carpetas que se incluirán o excluirán de la importación, utilice el parámetro IncludeFolders o el parámetro ExcludeFolders. Las carpetas especiales incluyen:

• Bandeja de entrada
• Elementos eliminados
• Borradores
• Correo electrónico no deseado
• Bandeja de salida
• Elementos enviados
• Diario
• Calendario
• Contacts
• Notas
• Tareas

Nota: este comando NO importa las reglas definidas por los usuarios, se tendrán que volver a crear.

Para poder validar si la importación se ha hecho correctamente, lo podemos hacer de dos maneras, accediendo a la cuenta del usuario mediante OWA (si lo tenemos configurado) o bien en el Outlook del usuario configurarle un buzón con acceso al servidor Exchange, automáticamente refrescará la importación realizada.

En próximos capítulos colgaremos más cosas sobre MS Exchange Server 2007.

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