ExpandIT la solución de movilidad para ventas

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En el siguiente artículo vamos a entrar en detalle de una solución de movilidad para el departamento de ventas de una empresa, en concreto hablaremos de la herramienta Mobile Sales de la empresa ExpandIT.

Como ya comentamos en el artículo llamado “Herramientas de movilidad en las empresas”, a continuación vamos a explicar un producto muy interesante para cualquier departamento de ventas de una empresa.

Como ya dijimos en el artículo presentación de “Herramientas de movilidad en las empresas”, es muy importante poder dotar de toda la información posible a los diferentes departamentos de una empresa. Actualmente los sistemas de información y las telecomunicaciones permiten disponer de dicha información, incluso en tiempo real, en cualquier lugar. Vamos a centrarnos ahora en el departamento de ventas de una empresa y vamos a explicar cómo la herramienta Mobile Sales de la empresa ExpandIT puede ayudarnos a mejorar sustancialmente la gestión de información, obtiendo un ROI (retorno de inversión) en muy poco tiempo.

La empresa ExpandIT es una empresa danesa creada en 1998 que se centra en la creación de herramientas y utilidades relacionadas con los sistemas de información a través de herramientas de movilidad. La empresa danesa ha estado a lo largo de su vida muy unida al producto, que actualmente gestiona Microsoft, llamado actualmente Navision. Gracias a su larga experiencia en el sector de la movilidad, ha conseguido proporcionar a sus clientes unas herramientas muy fiables y muy eficientes en su trabajo, probablemente las mejores que he visto. Por este motivo y otros quiero hacer mención especial a esta empresa en este artículo.

Aunque ExpandIT tiene muchas aplicaciones relacionadas con ERP+movilidad, podéis ver el listado en el siguiente enlace: http://www.expandit.es/716/Movilidad+ERP , nos vamos a centrar en su herramienta Mobile Sales.

De forma global todas las aplicaciones de movilidad de ExpandIT proporcionan al usuario las siguientes características:

• Plataforma multi-idioma
• Modo on-line y off-line: permite al usuario móvil obtener la información en tiempo real o bien a través de cargas puntuales en momento concretos del día
• Solución internacional: testada por más de 3.500 clientes
• Mantenimiento centralizado: al disponer de un cliente web de gestión, controlado por ExpandIT
• Control absoluto de usuarios y transacciones
• Adaptable a las necesidades de la empresa: no es un producto cerrado, el cliente puedo adecuarlo a sus requerimientos
• Integración con cualquier sistema de gestión ERP incluso si es a medida
• Evolución constante y dinámica según las necesidades de los clientes y del mercado
• Soporta multi-plataforma: se puede acceder mediante netbook, pda, smartphone, tablet pc, sobremesa o portátil
• Multi-funcional: tiene diferentes perfiles como el de ventas (lo trataremos en este artículo), servicio técnico, CRM, proyectos, inventario, …

Vamos ahora a profundizar más en el producto Mobile Sales. Este producto ofrece al departamento de ventas toda la información referente a clientes, productos e histórico de productos y pedidos, para dotar a los usuarios de ventas de la máxima información durante sus transacciones con los clientes. Como hemos dicho Mobile Sales se divide en 4 características principales:

• Módulo de clientes: permite a los usuarios móviles de ventas buscar en el registro de datos información sobre clientes de la empresa, así como modificar e introducir nuevos datos.
• Módulo de productos: permite a los usuarios móviles de ventas buscar en el registro de datos información sobre cualquier productos de la empresa.
• Módulo de pedidos: permite a los usuarios móviles de ventas buscar en el registro de datos información sobre pedidos realizados a clientes, así como la generación de un nuevo pedido para un determinado cliente.
• Módulo histórico de consumos: permite a los usuarios móviles de ventas buscar en el registro de datos información los pedidos realizados a clientes durante un periodo determinado.

Vamos a explicar a continuación un circuito muy habitual en un departamento comercial/ventas para la generación de un pedido de venta a un cliente con la herramienta de movilidad Mobile Sales.

Empieza un nuevo día, somos un comercial que tiene que realizar su ruta diaria para tomar nota de los pedidos de los clientes de la empres para este día en concreto.

El primer paso es sincronizar el dispositivo móvil para cargar los datos del día (clientes, productos, histórico de productos,…).

El segundo paso es empezar la jornada laboral buscando el cliente que queremos visitar.

El tercer paso es crear un nuevo pedido, ya sea repetido con el histórico de pedidos, o bien introducido linea a linea con nuevos productos y precios.

El cuarto paso es cerrar el pedido (puede ser firmado por el cliente), sincronizar de nuevo y enviar dicho pedido a la central para ser tratado.

Podéis ver un video demostración en el siguiente enlace: ExpandIT Mobile Sales Video

Como hemos visto es una herramienta bastante potente, pero ExpandIT va más allá, no sólo podemos tener Mobile Sales, sino tenemos instalado en nuestros servidores y con acceso remoto vía web de la herramienta BAS server. Esta herramienta es la unión entre nuestras herramientas de movilidad y nuestro sistema de gestión de información ERP. Dentro del BAS podemos gestionar todo lo relacionado con configuraciones de los usuarios/perfiles, editar las ventanas que ven los usuarios en sus dispositivos móviles, ver registros de transacciones y disponer de varias herramientas muy potentes, como el planificador para el departamento SAT, localización vía GPS mediante mapas de los usuarios móviles, gestión de rutas, etc.

Muy pero que muy interesante esta parte. Recomiendo os pongáis en contacto con ExpandIT.

ExpandIT en España:

ExpandIT Solutions Iberica, S.L.
Edificio Ceudas
Planta Baja, Oficina A
Camino de Ceudas Nº 2
28232 Las Rozas (Madrid)
España

Tel.: [34] 916 408 888     

Fax: [34] 917 103 557

info@expandit.es

www.expandit.es

ExpandIT resto del mundo: www.expandit.com

Error existe un problema con el certificado de seguridad de este sitio web

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En este artículo vamos a explicar cómo solucionar el error “existe un problema con el certificado de seguridad de este sitio web” que nos da cuando queremos acceder a OWA o a sitios con certificados, en nuestro caso pondremos el ejemplo de OWA, principalmente en sistemas operativos con Windows 7.

Explicación error

El error que tratamos a continuación es el siguiente “Existe un problema con el certificado de seguridad de este sitio web”:

El mensaje puede salir en castellano o en el idioma que tengamos definido. Este error nos informa que Internet Explorer ha revocado el certificado que está usando la web que queremos acceder, en nuestro caso, a nuestro correo empresarial mediante OWA (ejemplo: https://correo.empresa.com/owa).

Posibles causas

Existen diferentes causas, pero las más probables las podemos catalogar en dos. La primera que el usuario la primera vez que entró en la web (https://correo.empresa.com/owa) le salió la siguiente ventana:

El usuario debe de clicar en “Vaya a este sitio web (no recomendado)” o bien instalar el certificado CA para que no salga más esta ventana (ver artículo http://tuquiosco.es/sistemas-informacion/configuracion-outlook-anywhere-en-exchange-2007/ donde se explica como instalar el certificado). Si el usuario clica en “Haga clic aquí para cerrar esta web” revocará el certificado. También puede revocar el certificado cuando le sale la siguiente ventana:

Si clicamos en “No” se revoca el certificado y posteriormente cuando intentemos entrar en OWA nos denegará el acceso.

Solución al error

Para solucionar este error debemos de seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Abrir internet explorer

Paso 2: clicar en Herramientas > Opciones de Internet

Paso 3: se nos abre otra ventana, seleccionamos la pestaña “Contenido”

Paso 4: Clicamos en el botón que pone “Certificados” y se abre otra ventana

En esta ventana nos desplazamos hasta la última pestaña que pone “Fabricantes que no son de confianza”. Aquí dentro tendremos una línea (en la imagen no sale) que pondrá “correo.empresa.com” o bien “dominio-servidor-CA” (tengo dudas si sale uno u otro). Simplemente hay que clicar en el que salga y darle al botón “Quitar” para eliminar el certificado como de No confianza.

Paso 5: cerrar todas las ventanas y cerrar internet explorer. Si volvemos a entrar al correo web de OWA ya no debe de dar este error.

Herramientas de movilidad en las empresas

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En este artículo vamos a explicar el concepto de herramientas de movilidad como soporte imprescindible en una empresa.

En la última década la eclosión del mundo de las telecomunicaciones con la eclosión de los sistemas de información ha provocado que actualmente sea imprescindible, para cualquier empresa sea grande o pequeña, el uso de sistemas de información como herramientas de gestión y de dispositivos móviles como soporte de esa gestión de datos. Según datos del último estudio desarrollado por AETIC (Asociación de Empresas de Electrónica, Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de España), durante el 2009 el 64% de las empresas españolas disponía de teléfonos móviles básicos para uso general (con tecnología GSM), el 42% dispone de teléfonos móviles con tecnología 3G y el 17% dispone de teléfonos inteligentes conocidos como smartphones o pda. Podéis leer el estudio completo que ha desarrollado el AETIC en el siguiente enlace: http://www.aetic.es/CLI_AETIC/ftpportalweb/documentos/Las%20Tecnolog%C3%ADas%20de%20la%20Informaci%C3%B3n%20y%20las%20Comunicaciones%20en%20la%20empresa%20espa%C3%B1ola%202009.pdf

Estos datos son del año 2009, se prevee un aumento muy elevado en los porcentages de uso de dispositivos inteligentes (Iphones, Blackberry, HTC,…).

Por estos motivos, durante esta última década, paralelamente a estas exclosiones, se ha creado un nuevo mercado en los sistemas de información, las herramientas de movilidad para las empresas. ¿Qué consideramos herramienta de movilidad para una empresa? ¿Un móvil es una herramienta de movilidad? ¿Un portátil es una herramienta de movilidad? Hilando fino, cualquier dispositivo móvil desde el cual se pueda desarrollar algún trabajo del día a día de la empresa se puede considerar herramienta de movilidad. En el presente artículo vamos a ser más exigentes, ya que por ejemplo el uso de móviles para llamar, enviar sms o incluso consultar un correo electrónico, no lo consideramos herramienta de movilidad, si tomamos como idea base, que una herramienta de movilidad debe de poder gestionar o integrarse en un sistema de información o herramienta de gestión de información.

 Partiendo de la premisa anterior, podemos definir una herramientas de movilidad como aquella herramienta o dispositivo que de forma remota es capaz de gestionar información, uniéndola a un sistema de información global en la empresa. Pongamos un ejemplo: una herramienta de movilidad puede ser un teléfono smartphone HTC que tiene instalado un sistema de información CRM, que se conecta al CRM de la organización. Gracias a este dispositivo móvil el comercial de la empresa puede desarrollar su trabajo diario ubicado de forma remota y pudiendo acceder a los sistemas de información de la empresa.

Para entender la importancia de las herramientas de movilidad en las empresas, vamos a analizar el siguiente gráfico:

Vemos que cada vez más, los sistemas de información o la información en general, está orientada a su uso de forma remota. El correo electrónico se ha convertido en una herramienta habitual en las empresas, y dentro de unos años el uso de dispositivos móviles inteligentes será igual de habitual.

¿Qué uso tiene una herramienta de movilidad para una empresa? Para responder esta pregunta primero habría que clasificar a la empresa según los departamentos que tiene y el uso que quiere hacer de la información y la tecnología. Un buen ejemplo de modernización y de uso de herramientas de movilidad se está viendo en el sector de la alimentación, concretamente en los restaurantes. Seguro que muchos de nosotros hemos visto como un camarero nos tomaba nota con un dispositivo móvil y no con un bloc de notas tradicional. ¿Qué obtiene de beneficios? Control y gestión de la información, el riesgo de error humano disminuye, con lo cual disminuyen los costes relacionados con el riesgo de error y aumenta el control de la información.

¿Qué uso le pueden hacer las empresas a las herramientas de movilidad para aumentar la gestión de la información y reducir costes? Partimos de la base que la mayoría de empresas tienen un ERP (programa de gestión) y que dicho programa dispone de diferentes módulos o departamentos como: comerciales, repartidores, servicio técnico, departamento IT, gerencia,… La necesidad de disponer de información en cualquier momento y lugar, hace imprescindible el uso de herramientas de movilidad, siempre y cuando la empresa obtenga un beneficio por ello. Es indiscutible por ejemplo, que para una empresa de logística es imprescindible el uso de una herramienta de movilidad para sus repartidores si se quiere mejorar la eficiencia del servicio, reducir costes y obtener más información (mejorar la gestión de la información). Se debe de usar una herramienta de movilidad si se obtiene algo a cambio no simplemente por hacer un cambio tecnológico, debe de existir un retorno. Las principales ventajas del uso de herramientas de movilidad son:

• Evitar pérdidas de información ya que esta se realiza en situ descargándose en la aplicación principal.
• Mejorar el rendimiento y la competitividad del personal ya que disponen de toda la información desde su punto de trabajo.
• Reducir el tiempo de los procesos en si al estar automatizados.
• Mejorar la imagen del negocio sobretodo en los casos en los que su utilizan para la atención al cliente, ya que esta se produce de manera ágil y precisa.

Ya hemos explicado y comprendido las herramientas de movilidad para las empresas, pero vamos más allá. Hemos detectado que la empresa Bibibirras, SA tiene una necesidad o unos requerimientos que hacen viable la puesta en marcha de un proyecto de implantación de herramientas de movilidad. Los primeros pasos a realizar son analizar los requerimientos de la empresa. Lo hemos hecho con los expertos de cada departamento e incluso entrevistando a los empleados. Obtenemos un feedback, un know-how valioso, para definir los requerimientos. Detectamos que los departamentos de SAT, distribución y comercial, deben de mejorar sus circuitos para así obtener una reducción de costes y un mayor control de la información.

Vamos a poner a continuación ejemplos prácticos de herramientas de movilidad para el departamento SAT y distribución:

Partimos de la base que la empresa tiene un ERP, sea cual sea, un estándar o bien uno hecho a medida. Lo primero que debemos hacer es ver el nivel de dificultad de integración de la herramienta de movilidad con el ERP. Después desarrollamos un documento con todos los requerimientos del departamento SAT y otro con los requerimientos del departamento distribución. Después analizamos el mercado en busca de productos para cubrir estas necesidades. Desde aquí queremos aprovechar para presentar dos productos y dos empresas: Antay Mobile Solutions y JSV. Son dos excelentes alternativas como herramientas de movilidad, para departamentos SAT. En próximos artículos explicaremos con más detalle las funcionalidades que ofrecen los productos de movilidad de estas dos empresas. Una vez seleccionado el producto viene la fase de diseño e implantación. Si el producto es un estándar, como los dos propuestos, la integración con el ERP será seguramente mucho más sencillo y rápido.

Vamos a poner a continuación ejemplos prácticos de herramientas de movilidad para el departamento Comercial:

Partimos de la base que la empresa tiene un ERP, sea cual sea, un estándar o bien uno hecho a medida. Lo primero que debemos hacer es ver el nivel de dificultad de integración de la herramienta de movilidad con el ERP. Después desarrollamos un documento con todos los requerimientos del departamento comercial. Después analizamos el mercado en busca de productos para cubrir estas necesidades. Desde aquí queremos aprovechar para presentar varios productos y empresas: Antay Mobile Solutions, ExpandIT y Multisoft con su producto Optimiza. Son excelentes alternativas como herramientas de movilidad, para departamentos comerciales. En próximos artículos explicaremos con más detalle las funcionalidades que ofrecen los productos de movilidad de estas empresas. Una vez seleccionado el producto viene la fase de diseño e implantación. Si el producto es un estándar, como los dos propuestos, la integración con el ERP será seguramente mucho más sencillo y rápido.

¿Qué herramientas de movilidad aconsejamos usar desde tuquiosco.es para implantar un proyecto como el anterior ejemplo?

• Departamento SAT

Dispositivo seleccionado: PDA industrial robusta

Características: resistente a golpes, con diferentes tecnologías de acceso a datos remotos, sistema operativo Windows Mobile testado y validado, software sencillo y con gran usabilidad por parte de los usuarios.

• Departamento Distribución

Dispositivo seleccionado: PDA industrial robusta

Características: resistente a golpes, con diferentes tecnologías de acceso a datos remotos, sistema operativo Windows Mobile testado y validado, software sencillo y con gran usabilidad por parte de los usuarios.

• Departamento Comercial

Dispositivo seleccionado: Smartphone (blackberry) o netbook (según cantidad de información a gestionar)

Características: ágil de usar, con diferentes tecnologías de acceso a datos, fácilmente sustitutible en caso de fallo debido principalmente a que el dispositivo no suele ser muy resistente a golpes.

Una buena empresa de PDA industriales robustas es Intermec, podéis obtener más info en este enlace: http://www.intermec.es/products/computers/handheld_computers/index.aspx

En próximos artículos vamos a entrar en detalle de productos para herramientas de movilidad como los ofrecidos por las empresas Antay, JSV, ExpandIT y Optimiza.

Obteniendo estadísticas de mailboxes con Exchange Management Shell de Exchange 2007

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En este artículo vamos a explicar como la herramienta Exchange Management Shell de Microsoft Exchange 2007, permite generar estadísticas muy interesantes de los mailboxes de los usuarios. En el siguiente artículo vamos a explicar los dos siguientes comandos: 

Get-MailboxStatistics <nombre del usuario> | fl 

Get-MailboxFolderStatistics <nombre de usuario>  | ft 

También vamos a explicar los parámetros “|fl y |ft” que se ponen en los comandos anteriores, viendo que sirven para dar formato a los resultados. 

El primer comando es “Get-MailBoxStatistics” y sirve principalmente para generar estadísticas de un buzón de un usuario en concreto. Vamos a verlo mejor con un ejemplo: 

En el ejemplo anterior se ha obtenido información acerca del buzón del usuario “administrator”. Con el parámetro “|fl” lo que hacemos es mostrar el resultado en un formato de filas. En este comando los datos interesantes son: 

• Tamaño total de los elementos eliminados
• Nombre de la base de datos del usuario
• Fecha del ultimo logoff
• Fecha del ultimo logon
• Ultima cuenta que inició sesión en la casilla
• Número de ítems eliminados
• Tamaño total de los ítems
• Nombre del Storage Group
• Informaciones sobre el estado del límite

El segundo comando es “Get-MailBoxFolderStatistics” y sirve principalmente para obtener información detallada de todas las carpetas y subcarpetas que existen dentro del buzón de un usuario en concreto. Vamos a verlo mejor con un ejemplo: 

 En el ejemplo anterior se ha obtenido información detallada de la estructura de carpetas y subcarpetas del usuario “administrator”. Con el parámetro “|ft” mostramos el resultado en un formato de tabla como se puede apreciar en la imagen. Los datos importantes en este comando son: 

• Cantidad de items en la carpeta mostrada
• Folder Path, que es el camino a la carpeta dentro del mailbox
• Tamaño de la carpeta
• Número de ítems en la carpeta y subcarpetas
• Fecha del ítem más antiguo y nuevo de esta carpeta
• Si es administrada o no

En conclusión, estos dos comandos de la Shell de Exchange 2007, permiten a un administrador del sistema ver de forma sencilla estadísticas de los buzones de los usuarios. 

En próximos artículos seguiremos mostrando otros comandos de la Shell de Exchange 2007.

Creación y gestión de cuentas de correo genéricas en Exchange 2007

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En este artículo se pretende explicar cómo crear y gestionar cuentas de correo electrónico genéricas empresariales, con Microsoft Exchange 2007.

Conceptos previos

Para entender mejor el artículo vamos a definir qué es una cuenta genérica de correo. Las cuentas genéricas de correo son aquellas cuentas dentro de una organización que no corresponden a ningún usuario. Por ejemplo las típicas cuentas genéricas son: administracion@xxx.com, info@xxx.com, incidencias@xxx.com, etc..

Creación de cuentas de correo genéricas con Exchange 2007

Vamos a explicar a continuación como crear una cuenta de correo genérica en Exchange 2007.

Lo primero que tenemos que hacer es entrar en la Consola de Administración de Exchange. Dentro de la consola de administración clicamos en “Configuración de destinatarios”, y aquí dentro clicamos con el botón derecho sobre “Buzón” y le damos a “Buzón nuevo”.

Nos sale una ventana donde nos pide que escojamos el tipo de buzón a crear, seleccionamos “Buzón de usuario” y le damos a siguiente.

Nos sale una ventana donde nos pide que seleccionemos si crear el tipo de buzón usuario sobre un usuario nuevo o sobre uno existente en nuestro directorio activo, escojemos “Nuevo usuario” y le damos a siguiente.

Nos sale una ventana donde nos pide que introduzcamos los datos del nuevo buzón que vamos a crear. Por ejemplo vamos a crear el buzón informacion@xxx.com. Le damos a siguiente.

Nos sale una ventana que nos pide seleccionar de qué bases de datos de buzones vamos a escoger para crear el buzón, clicamos en el botón “Examinar” y seleccionamos la base de datos, aceptar y siguiente.

Nos sale una ventana donde nos informa de todo lo que vamos a hacer, le damos al botón “Nuevo” para que ejecute la creación del nuevo buzón y cerramos asistente. Ya tenemos el buzón genérico información creado.

Configuración buzón genérico en Exchange 2007

Ahora debemos configurar varias cosas para permitir que varios usuarios pueden acceder al buzón genérico para gestionarlo. Por ejemplo vamos a permitir que el usuario “pepito.palote” pueda acceder al buzón genérico información desde su cliente Outlook, permitiéndole recibir y enviar correo.

En la ventana de Consola Administración de Exchange, si clicamos en “Configuración de destinatarios”, y aquí dentro clicamos sobre “Buzón”, nos sale a la derecha un listado con todos los buzones creados. Buscamos el buzón genérico “informacion”. Hacemos un clic con el botón derecho sobre el buzón y tenemos que realizar las dos acciones siguientes:

1)      Clicar en administrar el permiso de enviar como

2)      Clicar en administrar el permiso acceso completo

En ambos casos debemos de añadir el usuario que queremos darle permisos sobre el buzón genérico.

En ambos casos nos sale la misma ventana, cambiando el título. Clicamos en “Agregar” y buscamos el usuario “pepito.palote”, le damos al botón “Administrar” y finalizamos el asistente. Ya hemos permitido que usuario “pepito.palote” pueda enviar y tenga acceso completo al buzón genérico “informacion” de la empresa.

Configuración cliente Outlook para añadir buzones genéricos

Ahora sólo nos queda configurar el cliente Outlook del usuario “pepito.palote” para que pueda acceder al buzón genérico “informacion” de la empresa.

Abrimos el cliente Outlook 2003 o 2007.

Si estamos en la pestaña “Correo”, veremos a la izquierda una jerarquía de carpetas. Seguramente el usuario tendrá su buzón configurado y pondrá “Buzón: Pepito Palote”.

Clicamos con el botón derecho sobre “Buzón: Pepito Palote” y le damos a “Propiedades de “Buzón: Pepito Palote”. Se nos abre la siguiente ventana:

Abajo a la derecha tenemos el botón “Avanzadas”, clicamos y se nos abre la siguiente ventana:

Clicamos en la pestaña “Avanzadas”, le damos al botón de la derecha que pone “Agregar” y añadimos el nombre “informacion”. Aceptamos las ventanas y automáticamente nos creará el “Buzón: Informacion” en el cliente Outlook del usuario Pepito Palote.

Con estos sencillos pasos pretendemos explicar cómo crear y gestionar buzones de corre genéricos con Exchange en una organización.