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Curso de MS Outlook (II): Gestión Contactos

Author TuQuiosquero    Category Ofimática     Tags , , , , , ,

3     Gestión de los contactos 

3.1     Descripción

Este capítulo pretende dar a conocer las principales características en la gestión de los contactos.

3.2     Acceso

Se accede mediante el acceso directo siguiente de abajo a la izquierda:

3.3     Estructura

 

La ventana tiene 3 cosas importantes que destacar:

1)     Botón “nuevo” para crear contactos

2)     Selección de vistas

3)     Vista de los contactos 

3.4     Crear un contacto

Mediante el botón “Nuevo” se crea un nuevo contacto y se abre la siguiente ventana para rellenar campos:

 

 Una vez rellenado los campos del contacto lo guardamos mediante el botón “Guardar y cerrar” de arriba a la izquierda. 

Tenemos otro botón interesante que analizar, se trata del botón “Categorías”. Este botón nos sirve para poder catalogar a los contactos en grupos. Al darle en este botón nos salen ejemplos de grupos:

 

 Podemos seleccionar una categoría existente o bien crear nuevas categorías clicando el botón “Lista principal de categorías”. 

3.5     Consultar contactos (vistas)

Podemos consultar los datos de varias formas distintas, a estas formas se las conoce como vistas. Microsoft Outlook permite por defecto mostrar los contactos con las vistas siguientes:

3.6     Gestión contactos

Si entramos en un contacto ya creado de la lista vemos la siguiente ventana:

 

 Podemos identificar las siguientes pestañas:

  1. General: donde se rellenan todos los campos generales del contacto
  2. Detalles: otros datos del contacto
  3. Actividades: registro de las actividades realizadas con el contacto
  4. Certificados: -
  5. Todos los campos: -

 Vamos a centrarnos en la pestaña ACTIVIDADES: 

 Esta pestaña es muy útil no sólo para encontrar correos electrónicos enviados al contacto, sino para tener una relación detallada de todas las acciones que hemos hecho con Outlook con el contacto como: correos, citas, tareas, … 

3.7     Ejercicios 

1)     Vamos a crear 2 contactos en nuestra agenda de contactos. Objetivo: ver cómo es la creación de contactos.

  1. El primer contacto a crear es María en la categoría “Ejemplo”, debemos crear entonces también la categoria “Ejemplo”.
  2. El segundo contacto a crear es Bar Pepito en la categoría “Clientes Potenciales”. 

2)     Vamos a entrar en el contacto “María” y vamos a analizar la pestaña ACTIVIDADES para ver si en ella se refleja algo. Objetivo: ver como la pestaña actividades sirve para tener un control de las acciones que se hacen con el contacto.

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